Говорить и писать хорошим языком
Это значит, что все произносимое, а равно написанное вами: будь то внутренние записки или любые письма, отправляемые за пределы фирмы кому бы то ни было, должны быть изложены хорошим языком, а все имена собственные должны быть переданы без ошибок. Следите за тем, чтобы никогда не употреблять бранных слов: может случиться, что разговор, на ваш взгляд, совершенно приватный, на горе вам невольно услышит человек, от мнения которого зависит вся ваша карьера. Если по каким-либо причинам вы повторяете скверные слова, употребленные третьим лицом, — в качестве цитаты или при разборе какой-то ситуации, — не произносите самого бранного слова.
Хорошие деловые манеры настолько способствуют карьере, что надо использовать любую возможность научиться им.
Успешного применения!
5 крайне некорректных способов закончить разговор
1. Плохо притворяетесь
Если повисла неловкая пауза, хочется побыстрее закончить разговор. Но если вы не готовы к этому, то не нужно торопиться, иначе можно пасть низко в глазах собеседника глупым оправданием, например что собаку сбила машина (это особенно глупо звучит, если у вас нет собаки, и собеседник об этом знает). Даже если вы считаете, что уверенно притворились, что, например, получили сообщение на телефон о каком-то липовом форс-мажоре, это легко заметить.
2. Вы не следите за разговором
В беседе нет ничего хуже, чем видеть, как собеседник смотрит в другую сторону, думает о чём-то другом или стучит пальцами по столу. Ни в коем случае не уходите от разговора без внимания к собеседнику. Даже если вы хотите закончить беседу, нужно проявлять уважение. Перед тем как уйти, поблагодарите человека за беседу.
3. Вы не выдерживаете и прерываете беседу
Порой бывает так, что ваш собеседник очень активно о чём-то говорит, но вам это неинтересно, но и пауз в его монологе нет. Более того, тема, которую он затронул вас совершенно не интересует. Ситуация не из приятных, но перебивать не стоит, так как именно этим поступком вы прямо намекнёте, что считаете его занудой.
Следует проявить немного такта и терпения и дождаться паузы, и в тот момент сообщить, что вам было приятно с ним пообщаться, но вам уже пора идти.
4. Вы отключились от беседы, но пытаетесь намекнуть, что слушаете
Нельзя показывать собеседнику, что он вам неинтересен, и вы потеряли нить разговора. Нелепые бормотания типа «мм» или «ага», не помогут, и даже могут навредить, так как услышав их, ваш собеседник может понять, что он вам неинтересен.
В таком случае лучше скажите что-нибудь приятное и быстро закончите разговор.
5. Высокомерие
Если собеседник неинтересен вам, это не значит, что и другим тоже будет скучно. Крайне невежественно считать себя выше кого-то, думать, что знаешь больше, и выносит вердикты касательно того, интересен человек или нет. Сдерживайтесь, ожидайте паузы в разговоре и далее действуйте по одному из указанных выше советов.
Были ли у вас ситуации, когда хотелось быстро закончить разговор, а вы не знали как?
Не говорить ничего лишнего
Не будем ломиться в открытые двери, доказывая, как, говоря ни о чем, можно легко набрать штрафные очки. Кроме того, что при этом вы «грабите» свое время, к вам может приклеиться ярлык болтуна и бездельника. Не обижайтесь потом, когда люди реже будут вступать с вами в диалог.
Трезвоня без умолку, подумайте и о собеседнике, поставьте себя на его место.
Есть еще один нюанс, почему информация, исходящая от вас, должна быть дозированной. Вспомните, как часто, по глупости сболтнув что-то лишнее, мы потом долго раскаиваемся. Может быть, лучше заранее предупредить свою словоохотливость. Недаром говорят в народе: слово — серебро, молчание — золото.
Любопытно, что завершение телефонных разговоров зависит от того, как они начинаются. Если абонент начинает общаться с фразы: «Привет, как дела?», будьте уверены, что беседа продлится долго. Если вы услышите в телефонную трубку: «Привет, у тебя есть минутка, не мог бы ты мне коротко ответить?», значит, разговор будет короткий.
Один администратор, когда ему звонили в неподходящее время, просто вешал трубку в середине разговора, причем делал это на середине своей фразы. Можно просто и коротко успокоить собеседника и предложить продолжить разговор при встрече.
Существуют определенные правила ведения разговоров по телефону. Когда в вашей фирме зазвонит телефон, вы должны поднять трубку до четвертого звонка, при этом сказать «доброе утро (день)», представиться. Нельзя спрашивать; «Могу ли я вам помочь’?» Нужно говорить: «Чем я могу вам помочь?» Неэтично задавать вопрос: «Кто это?» или «Кто его спрашивает?», правильнее сказать: «Могу я узнать, кто говорит?» или «Скажите, пожалуйста, кто говорит?»
Подорвать репутацию вашей фирмы могут такие выражения: я не знаю, мы не можем этого сделать, вы должны. В любом случае нельзя давать отрицательный ответ в лоб. Замечено также: слово «нет», произнесенное в начале предложения, усложняет позитивное решение проблемы.
Доказано, что хорошо модулированный голос является очень эффективным рычагом торговли. Чтобы говорить по телефону поставленным голосом, нужно принимать при этом такие же позы, как при публичных выступлениях: вдавить пятки в пол, освободить дыхательную диафрагму от пояса, наполнить легкие воздухом.
Ускорение темпа беседы будет выдавать ваше напряжение, медленный темп характерен для доверительного разговора. Необходимо излагать свою идею просто и прямо. Не перескакивать бесконечно с одной мысли на другую. Никогда не перебивайте собеседника. Не кричите, но и не шепчите скороговоркой. Если ваши руки устали от физической работы, будьте уверены, что ваше состояние выдадут голосовые связки.
Принцип третий:
Скажите, что вам понравился разговор
Если ваш собеседник не понимает, что вы хотите уйти, попробуйте подвести итоги вашего разговора.
По словам Дженнифер Грант (Jennifer Grant), профессионала в деловом этикете, и тренера по имиджу, вы можете вежливо сказать: «Елизавета, мне так приятно было поговорить с Вами, и, если вы извините меня, я только что видела коллегу / друга / знакомого, с которым мне нужно поговорить.» Такой поступок заставит собеседника почувствовать, что его ценят и уважают.
Важно помнить, что ваше время принадлежит вам, а не тому, кто доминирует в разговоре с вами. Специалисты предлагают использовать кратковременное затишье в разговоре, чтобы придумать оправдание
Однако если вы сказали, что отлучитесь в туалет или к столу с закусками (если вы на каком-нибудь мероприятии), стоит для начала пойти в нужную сторону, а не моментально свернуть в совершенном ином направлении.
Думать о других, а не только о себе
Несколько лет назад в Америке появилась книга психолога Гарвардского университета Даниэля Гольмана «Эмоциональный интеллект», которая произвела настоящую сенсацию. На протяжении многих лет было принято считать, что интеллектуальный коэффициент (IQ) определяет возможности человека, об эмоциях и не вспоминали.
На деле именно эмоции ответственны за принятие решений — считает Гольман. Сам гарвардский психолог и его единомышленники не раз подтвердили экспериментальным путем, что лучшими научными сотрудниками, работниками фирм являются как раз те, у кого высокий EQ (эмоциональный коэффициент). В Америке появилась даже поговорка, которая звучит примерно так: «С хорошим IQ вас возьмут на работу, с хорошим EQ продвинут по службе».
Высокий уровень эмоционального интеллекта определяется двумя качествами — самоконтролем и способностью читать чувства других людей.
Чтобы стать интересным для окружающих, нужно интересоваться другими людьми. Более того, известный американский психолог Дейл Карнеги выводит шесть основных правил, как понравиться людям. Искренне интересоваться другими людьми. Улыбаться.
Помнить, что имя человека — это самый сладостный и самый важный для него звук. Быть хорошим слушателем (поощряйте других говорить о себе). Говорить о том, что интересует вашего собеседника. Внушать ему сознание его значительности и делать это искренне.
Попробуйте упражнять зрительную память. При встрече с человеком постараться до деталей запомнить его внешние данные, особенности походки, речи, а будучи дома наедине, попытаться все свои замечания припомнить и записать на листе бумаги. Другое предложение психологов — просматривание телепередач с отключенным звуком.
Через несколько часов подобного тренинга, утверждают специалисты, можно безошибочно предугадать состояние души другого человека — по мимике, жестам, взгляду. При повышенном интересе у собеседника начинают расширяться зрачки глаз.
Принцип пятый:
Введите в курс беседы ещё кого-нибудь
Нет, для этого не нужно резко схватить одного из ваших знакомых и заставить его моментально войти в курс вашего с собеседником разговора. Вы можете познакомить своего собеседника с человеком, имеющим общий интерес, и надеяться, что всё получится.
По словам эксперта по этикету Джоди Смита (Jodi Smith), самый простой способ закончить с кем-то разговор – это втянуть кого-то ещё в него. После краткого вступления вы можете принести свои извинения и уйти.
Вот пример: «Максим, ты уже знаком с Мариной? Привет, Марина, Максим просто рассказывал мне о своей любимой собаке. По-моему, у тебя тоже есть собака. Вы меня не извините?»
Быть любезным, доброжелательным, приветливым
Улыбнуться, поздороваться, сказать вовремя комплимент — неужели так трудно? Не надо только потом обижаться, что наша невнимательность обернется против нас, — с нами также официально, сухо и чопорно заговорят окружающие.
Надо быть доброжелательным с людьми любого ранга, так как неизвестно, до какого чина дослужится человек в будущем.
Имидж любой организации складывается из взглядов и поступков ее сотрудников. Поэтому быть любезным, доброжелательным и приветливым — это не личное дело, а дело фирмы, в которой вы работаете. Нужно уважать свое рабочее место, быть вежливым как с коллективом, так и с клиентами, которые обращаются в организацию. Никто не любит иметь дело с людьми сварливыми.
Принцип четвертый:
Все делать вовремя
Принцип — не опаздывать — касается менталитета абсолютно любой страны. В Японии не простят даже, если вы не явитесь за пять минут до начала деловой встречи. В Бразилии или Аргентине вашего опоздания на час никто и не заметит. Но в деловом цивилизованном мире и там принято не опаздывать.
Кстати, если руководитель дает вам поручение, и вы не справились с ним к определенному сроку, то в его глазах вы будете выглядеть как не очень надежный человек.
Любопытно, что японцы не доверяют тем, кто просит выполнить дело сиюминутно, так как оно горящее, не терпит отлагательств. Такие люди выглядят в их глазах неорганизованными.
Принцип второй:
