Тайм-менеджмент за неделю: пошаговый план

Agile или Гибкий подход

Об истории применения и развития гибких подходов можно почитать в нашей статье «Неизвестная история Agile»

Напомним ключевое:

Еще с 30-х годов XX века практики и теоретики менеджмента искали пути повышения эффективности работы и избавления от потерь. Появился цикл Деминга (PDCA), бережливые методы производства в Тойоте, понимание негативного влияния простоев, перепроизводства, неравномерной работы, перегрузки сотрудников, накопления запасов и др.

В 1986 году опубликована статья японских исследователей Икуджиро Нонака и Хиротака Такеучи «New New Product Development Game», в которой иллюстрировались потери времени и информации при передаче продукта последовательно от проектировщика разработчику, от разработчика тестировщику и так далее. Авторы статьи рекомендовали специалистам последующих стадий включаться в работу раньше, даже если продукт еще не полностью разработан, чтобы сэкономить время на создание продукта. По сути, предлагается кроссфункциональная команда.

В 1993 году Джефф Сазерленд и Кен Швабер предложили фреймворк Scrum, который базируется на самоорганизации небольшой команды, содержит короткие итерации разработки (спринты), по результатам каждого спринта заказчик получает работоспособную и улучшенную версию продукта.

Рассмотрим более подробно, как поставляется продукт в Agile. Начнем с инкрементального подхода – это быстрое создание продукта с ограниченным, но работающим функционалом. Такой подход позволяет быстро проверять и корректировать гипотезы относительно создаваемого продукта и быстро корректировать направления дальнейшей разработки. Например, если Заказчик просит у нас портрет «Моны Лизы», мы делим холст целиком на участки, и каждый участок создаем последовательно. Такой формат не предполагает доработок уже созданных фрагментов, но каждый фрагмент является целостным и его уже можно показывать заказчику, не дожидаясь окончания проекта.

Инкрементальный подход

Итеративный подход заключается в повторении операций для улучшения результатов предыдущего этапа (итерации). В примере с Моной Лизой мы вначале создаем черновик картины целиком, затем постепенно, слой за слоем, итерация за итерацией, приближаемся к итоговому результату. При этом  результаты каждой итерации можно продемонстрировать Заказчику и на основе обратной связи внести корректировки.

Итеративный подход

Оба подхода используются при разработке продуктов. Agile предполагает нахождение баланса между обоими подходами. Для портрета Моны Лизы художник сначала создает набросок всей картины (весь продукт в минимальном качестве — итерация) и фрагмент в цвете (инкремент). Затем уточняет весь эскиз и при этом добавляет следующий фрагмент, и так далее. Совмещается два подхода, художник разрабатывает продукт итеративно-инкрементально. В этом примере совмещаются инкрементальный и итеративный подходы.

Итеративно-инкрементальный подход

Еще пример. Если нам необходимо соединить дорогой два населенных пункта (для нашего примера опустим пока законодательные ограничение, правила реализации строительных проектов и особенности дорожной отрасли). Как это можно сделать с использованием итеративно-инкрементального подхода: строим вначале грунтовую дорогу между обоими населенными пунктами по всей длине (это – итерация) и заасфальтируем первый участок асфальта (это — инкремент). Мы можем в ограниченном режиме запустить автомобильное сообщение и получить обратную связь – где требуется улучшения, какие участки необходимо заасфальтировать в какой последовательности — инкременты нашего продукта. Затем дорогу необходимо обеспечить освещением, разметкой, знаками по всей протяженности – провести еще итерацию разработки продукта.

Важно, что каждая итерация и инкремент в рамках выделенного промежутка времени, который часто называют спринтами, по времени небольшие (в Скрам – от недели до месяца). При этом у нас появляется работающий продукт, мы получаем обратную связь от заказчика и пользователей и можем гибко доработать продукт (проверить наши гипотезы)

В случае классического проектного управления мы бы получили продукт в конце проекта, но его характеристики могут не устроить заказчика или пользователей, а для доработки потребуется дополнительное время и ресурсы.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Планирование времени (или менеджмент времени) – это не один конкретный метод и не технология. Это умный подход к тому, как распоряжаться своим самым важным ресурсом. Несмотря на внешнюю сложность, управление временем на предприятии, а также эффективное управление личным временем реально свести к семи базовым принципам.

 Планируйте все дела

Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам. Но чтобы уметь распорядиться своим временем правильно, нужно запомнить – все дела, которые вы решаете за день, важные. Потому что все задачи отнимают часы активности. Исходя из этого, осуществляйте планирование всего дня. Фиксируйте каждое действие заранее на письме, включая чашку кофе с другом. Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.

Формулируйте желаемый результат

Вы не постигнете основные принципы современного тайм-менеджмента, если не разовьете навык декомпозиции цели (личной или рабочей – не имеет значения). Итог вашего труда должен соответствовать следующим параметрам – быть конкретным, измеримым, достижимым и актуальным. То есть, например, вы не просто поднимаете продажи на 30%, а проводите акции, пересматриваете ценовую и кадровую политику, запускаете рекламу в СМИ. Дробите масштабные проекты на перечень небольших задач и соответствующих им решений.

Расставляйте приоритеты

Умение управлять временем на предприятии, равно как и организация своего личного времени, требует понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Мы уже сказали, что все дела за день важные, но некоторые нужно сделать быстрее, тогда как другие потребуют больше ресурсов. В основе личной и рабочей эффективности решений лежит концепция распределения дел по приоритету. Для этого можно использовать, например, Матрицу Эйзенхауэра, распределяя дела на:

• первостепенные срочные;
• первостепенные не срочные;
• срочные второстепенные;
• второстепенные несрочные.

Фокус задач

Чтобы понять, как научиться распоряжаться своим временем, нужно сначала освоить умение фокусироваться. Планирование конкретной задачи и всех связанных действий имеет своей целью позволить вам делать в один момент одно дело. Тут каждый сам себе тайм-менеджер. С этой точки зрения процесс управления своим временем сводится к двум моментам:

• делегируйте полномочия (что не требует именно вашего обязательного участия, всегда можно передать, если вы в этот момент будете заняты ситуацией, которую кроме вас никто не разрешит);
• научитесь говорить «нет» (система персонального тайм-менеджмента сводится в том числе к тому, чтобы не брать лишние дела, то есть дела, воплотить которые качественно вы не сможете, потому что не успеете или будете делать их в спешке).

Анализируйте и адаптируйтесь

Если вы уже применяете методы организации рабочего процесса, но всё равно не понимаете, как научиться управлять собственным временем, обратите внимание на индивидуальность подхода. Любая матрица, график, правило, принцип решения задач адаптивны

Это значит, что для конкретного дела вы подбираете свое эффективное решение. Иными словами, у каждого своя система, как лучше распоряжаться временными ресурсами. Начните прямо сейчас, пробуйте разные подходы, анализируйте результаты, подбирайте то, что лучше подходит вам.

Отдых тоже планируйте

Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем, нужно научиться распоряжаться личным. Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день. Но отдых – это не только 7-8 часов сна в сутки. Это еще и хобби. Планируйте хобби, помечайте его как дела, которые нельзя отложить или перенести. Это базис личной эффективности, потому что отвлечение от рутины повышает производительность. Научите так же управлять временем своих сотрудников, раскрывая менеджмент в чистом виде.

Основные правила тайм-менеджмента

1. Составьте список задач

Для начала необходимо определиться с перечнем всех задач, которые необходимо выполнить. Отразите в списке не только все рабочие задачи, но также и личные. Составьте список исходя из задач, которые необходимо выполнить в течение дня, недели, месяца, года. Не забывайте о личной жизни, встречах с друзьями, посещении поликлиники, отразите в списке время для саморазвития и не забудьте про отпуск.

2. Проведите хронометраж

После того как вы составили список задач, необходимо напротив каждой задачи написать ориентировочное время (минут, часов, дней), необходимое для ее выполнения. В последствии это вам пригодится при планировании распорядка дня.

3. Расставьте приориты

Как правило, задач всегда много и успеть все и сразу невозможно. Поэтому необходимо правильно расставлять приоритеты. Критерии расстановки приоритетов могут быть различными — это и личные мотивы, и финансовое вознаграждение. В качестве ориентира при расстановке приоритетов можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра.

Матрица дел Эйзенхауэра

Все задачи разделяются на 4 группы:

1. Срочные и важные — выполняются в первую очередь и в полном объеме (критические задачи).
2. Важные, но не срочные — выполняются во вторую очередь. Решение таких задач можно отложить на определенное время, но они также должны быть полностью решены.
3. Срочные, но не важные — это задачи, которые хоть и являются срочными, но они не критичны. Выполнение таких задач желательно делегировать другим лицам, а если это не возможно — то отложить, т.к. они «пожирают время» для решения критических задач.
4. Не срочные и не важные — это задачи, которые не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из вашего списка.

4. Составьте план действий (задач)

Имея на руках перечень задач, их приоритетность и хронометраж, можно составить расписание задач на день, неделю, месяц. Теперь, вместо того, чтобы переживать по поводу: «опять не успел сделать всю ту кучу дел», — вы понимаете, что вы выполнили все, что могли реально успеть, с учетом существующего в вашей жизни времени.

5. Фильтруйте информацию

В современном мире информационных потоков можно легко потеряться во времени. Поэтому научитесь отсеивать весь информационный шум и концентрируйтесь на обработке только той информации, которая вам действительно необходима.

6. Не распыляйтесь между задачами

Доведите начатую задачу до конца, не оставляйте ее нерешенной. Эксперты в области тайм-менеджмента отмечают, что неоднократное возвращение к решению «надоедливой задачи» снижает производительность человека в пять раз!

Также не беритесь за несколько дел одновременно (конечно, если вы не гуру многозадачности). Это займет больше времени по сравнению с выполнением всех задач отдельно и может снизить качество их выполнения.

7. Устраните «пожирателей времени»

Исключите все то, что понапрасну отнимает ваше время: просмотр социальных сетей, телевизионных передач, лишние кофе-брейки и разговоры с коллегами ни о чем и т.п. Если вы выполняете много рутинной работы (например, по сбору и обработке данных) — постарайтесь по-максимуму автоматизировать данный процесс.

8. Соблюдайте порядок

Наведите порядок на рабочем столе, систематизируйте документацию и разложите ее по полочкам, упорядочите информацию в вашем ПК, базах данных контактов и т.п. Все это существенно облегчит вам жизнь при поиске необходимой информации (документов) и сэкономит кучу времени.

9. Работайте в определенное время

У каждого человека есть собственные биоритмы, определите когда у вас пик активности. Именно в эти часы следует выполнять самые сложные задачи, т.к. максимальная концентрация позволит решать подобные задачи более эффективно и продуктивно.

10 . Не забудьте про отдых

Обязательно уделяйте время себе: сходите в спортзал, путешествуйте, не забывайте о хобби, проведите вечер в кругу семьи. Отдохнувший человек — эффективен и в работе!

Что такое гибкие задачи

Фото STIL on Unsplash

Одни дела могут быть выполнены в любое время и не являются срочными. Остальные же, наоборот, строго привязаны к определенному часу. И сделать их в другой момент просто не получится (например, посетить какого-нибудь врача). А еще дела имеют разную продолжительность.

Задачи гибкого типа – это те, что не привязаны к определенному времени. То есть, справиться с ними ты можешь, когда будет удобнее всего. Вот наглядные примеры гибких повседневных дел:

• заказать необходимый товар у поставщика для магазина;
• сходить купить зимние сапоги;

• полить цветы дома или в офисе;
• проверить электронную почту на предмет поступления новых писем;
• собрать обед на работу на завтра.

Чаще всего именно эти задачи и составляют львиную долю любого списка повседневных дел. Они могут быть как единичные, так и регулярно повторяющиеся (например, поливать цветы два раза в неделю).

Однако гибкие задачи не являются необязательными. Они тоже, как правило, имеют свой дедлайн. Отличным примером можно назвать платеж по кредиту, который необходимо внести строго до конца месяца. Однако сделать это допустимо в любой день.

Также гибкие задачи иногда могут быть выполнены только при выполнении какого-либо условия. Например, чтобы проверить электронную почту, нужно иметь доступ в интернет с компьютера или смартфона. Да и сапоги ты однозначно не купишь, находясь в продуктовом магазине.

Работает ли управление временем в реальной жизни – мой опыт

Работа редактором и автором в крупных информационных изданиях просто обязывала меня заниматься управлением рабочим и личным временем. Ежедневное общение с десятками сотрудников, работа с огромными массивами информации и распределение задач – все это требовало организации временных ресурсов.

Сложно быть продуктивным, если приходится переключаться с одной деятельности на другую.

Потому тайм-менеджмент мне пришлось осваивать на собственной практике, пользуясь наработками коллег, специальной литературой и личным опытом управления временем.

Чтобы настроить ТМ, мне пришлось полностью изменить подход к работе. Считаю, что использованный мной простой алгоритм из 3-х правил подойдет для большинства видов деятельности, включая бизнес-проекты, удаленную работу, фриланс и занятость в оффлайне.

Три важных момента из личного тайм-менеджмента, которые я исповедую:

Придерживаюсь их уже несколько лет и с каждым годом убеждаюсь, что они классно работают.

Момент 1. Отношение к рабочему процессу

Первое, что нужно сделать, это изменить своё отношение к работе, к личному времени, к жизни в целом. И дело не в том, что вы живете неправильно. Речь идет о переоценке ценностей и приоритетов или хотя бы их критическом осмыслении.

Ответьте себе честно на эти вопросы, иначе никакой ТМ вам не поможет.

1. Любите ли вы свою работу?
2. Что бы хотели изменить в своей жизни?
3. Готовы ли вы к переменам?

Бывает и так, что люди, которые стали грамотно организовывать свою деятельность, вдруг начинают понимать, что большую часть своего времени занимаются совсем не тем, чем хотели бы.

Удовольствие от работы – не миф и не идеализация. Если работа для вас тяжела, скучна, обременительна – нужна ли такая работа вообще?

Возможно, вам стоит сменить род деятельности. Трудиться только ради денег и куска хлеба в наше время слишком расточительно.

Момент 2. Изменить подход к жизни

Изменив отношение к работе и жизни, придется поменять и подход. Сейчас, чтобы быть востребованным специалистом в какой-либо области, недостаточно просто выполнять свою работу. Надо постоянно развиваться, иначе более организованные и трудолюбивые люди обойдут вас на поворотах.

Изменив подход к жизни, вы меняете саму жизнь!

К примеру, я знаю авторов, которые пишут только статьи, и за проекты, хотя бы слегка выходящие за эти рамки, никогда не берутся. Если их просят сделать лэндинг, они отсылают заказчиков ко мне, полагая, что с такой работой не справятся.

Но я тоже узнал, что такое лэндинги, лишь несколько лет назад. Просто когда мне впервые предложили такой проект, я не отказался в испуге, а нашел время разобраться в вопросе, посоветоваться с коллегами и сделать проект.

Быть востребованным и конкурентоспособным – это значит, прокачивать свой «скилл» не только в своей узкой области, но и в смежных сферах. Но где взять на это время? Как раз в этом поможет практический тайм-менеджмент.

Продуктивное управление временем, выбор правильной методологии позволят вам существенно расширить свою сферу деятельности и делать более дорогую работу с теми же, а то и меньшими затратами времени.

Момент 3. Использование тактики и стратегии

Стратегическая программа зависит от цели.

Для начала наведите порядок в рутинных делах: все большие цели начинаются с малого. Составьте список дел, которыми вы занимаетесь в течение дня, укажите затраченное по каждому пункту время и подчеркните задачи, которые вы считаете главными.

Заведите виртуальную мусорную корзину, куда будете «выбрасывать» дела, которые оказались лишними или ненужными. Иногда задачи мы выполняем только потому, что нам не хватило смелости сказать «нет» (самому себе или тем, кто эти дела назначил). Только упорядочив рутину, целесообразно переходить к более глобальным целям.

В следующих разделах вы найдете практические советы от людей, успешно освоивших науку тайм-менеджмента.

Приложения для управления временем

Приложения, которые помогают людям управлять временными ресурсами:

1. Any.do. Помогает добавлять к задаче описания, запоминания, теги. Приложение дополнительно мотивирует пользователя, помогает не забыть о делах.
2. Todoist. Разбивает все задачи на проекты, подпроекты и мелкие дела. С его помощью можно прикреплять файлы, вести совместные проекты с друзьями или коллегами. Дополнительная мотивация – это трекер продуктивности.
3. Планировщик задач «Мои дела». Можно создавать задачи по дням и общие списки дел на промежуток времени. Встроенный календарь поможет планировать дела на месяцы и годы вперед.
4. Microsoft To-Do. Это планировщик задач с цветовыми схемами, которые позволяют расходовать время более эффективно.
5. Google Календарь. Есть возможность записывать в календарь свои цели и задачи, данные будут синхронизироваться и с другими приложениями. Есть функция автоматического выбора подходящего времени. Человек задает цель, программа ищет свободные временные ресурсы.
6. GTasks. Приложение для любителей минимализма. Просто возможность назначать задачи, время, делиться ими с коллегами.
7. Evernote. Удобное приложение для большого количества заметок, которое позволяет создавать и вести личную базу данных.

Виды планирования

Классификация видов планирования осуществляется в соответствии со следующими признаками:

• В соответствии с периодом планирования:
  • долгосрочное (свыше 5 лет);
  • среднесрочное (до 5 лет);
  • краткосрочное (менее 1 года).
• В соответствии с уровнем планирования:
  • по организации в целом (определяет общее направление деятельности);
  • по конкретному подразделению;
  • по проекту;
  • по обязанностям определенного работника.
• В соответствии с предметом:
  • планирование научных исследований;
  • планирование процесса производства;
  • определение объемов и каналов сбыта;
  • кадровое планирование;
  • снабжение материальными и финансовыми ресурсами.
• В соответствии с целью:
  • оперативное;
  • стратегическое.

Церемонии, они же встречи

Перед каждой встречей заранее определяется её цель и участники.

Планирование — перед стартом спринта продакт-оунер обозначает цели (инкремент), и встреча проходит с фокусом на этом инкременте спринта. Команда оценивает задачи, например в сторипойнтах (Story Points). Сама оценка может происходить на этапе планирования или заранее, в рамках груминга (см. ниже). После оценки команде нужно понять, какие она берёт задачи для выполнения инкремента. Если это невозможно в рамках спринта, то продакт-оунер меняет инкремент или принимает решение об увеличении длительности спринта.

Груминг — уточнение и формулировка задач, возможно, декомпозиция. В отличие от планирования и митингов, для этих встреч нет конкретных указаний, в какой момент их стоит проводить. Тем не менее основная цель — сделать задачи более прозрачными и лучше подготовится к планированию.

Митинги (стендапы) — ежедневная встреча, на которой команда разбирает текущие задачи, чтобы выявить проблемы в процессе. Длятся такие церемонии, как правило, 10–15 минут. Каждый участник рассказывает, что делал вчера и что планирует сегодня. Чаще митинги проводятся утром, но иногда команды их смещают на день или вечер. Такие встречи также фасилитирует скрам-мастер, чтобы участники чувствовали себя комфортно и встреча не затягивалась. Если, например, специалисты по бэкенду и фронтенду начинают детально обсуждать методы, то им предлагают назначить для этого разговора отдельную встречу.

Ретроспектива спринта — на этой встрече команда обсуждает, достигла ли инкремента, что получилось хорошо и не очень, а также что сделать, чтобы улучшить процесс. Цель ретроспективы — понять и проанализировать процессы и ошибки, подумать, как их предупреждать.

Демо — показ инкремента за один спринт или несколько. Демо может быть внутренним, с участниками близких команд (чтобы все понимали, что делают коллеги), или внешним — перед заказчиком.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент (англ. time management — управление временем) — это процесс организации и планирования собственного времени, который позволяет выполнять текущие задачи более эффективно и продуктивно. Хорошее управление временем позволяет вам работать в первую очередь рациональнее, а не усерднее — чтобы вы успевали завершить больше дел за меньшее количество времени, каким бы обширным не был список ваших задач. Неспособность управлять собственным временем не только наносит ущерб вашей эффективности, но и вызывает стресс из-за постоянных нарушений сроков выполнения задач.

Специалисты выделяют два вида тайм-менеджмента: личный и корпоративный. В широком понимании тайм-менеджмент как подвид менеджмента представляет собой механизм управления временем компании. В корпоративном тайм-менеджменте основной акцент делается на управление рабочим временем всех сотрудников компании, а рациональное использование времени каждым конкретным сотрудником является результатом правильного построения корпоративной системы.

Тайм-менеджмент в узком смысле – это организация личного времени каждого человека. Он актуален в тех случаях и для тех категорий работников, которые обладают определенной свободой выбора и имеют гибкий график. Когда человек вынужден самостоятельно принимать решения и организовывать процесс своей работы, ему необходимо владеть технологиями организации личного времени.

Технология планирования.

Описывая само понятие «планирование», определение этого слова включает рациональное распределение сил и ресурсов. Без внедрения необходимых технологий, добиться этого невозможно.

Подготовка плана включает такие этапы:

• Анализ исходного состояния – оценка ресурсов и внешней среды, понимание тенденций компании, выявление проблем и перспектив, возможных резервов;
• Определение и формирование цели – основной ориентир движения на ближайшую или долгосрочную перспективу;
• Создание концепции развития – методы достижения поставленных целей, включая необходимые технологии;
• Стратегическое планирование – симбиоз основных идей с главными способами их реализации;
• Тактическое планирование – определение необходимых ресурсов, их оптимальное распределение;
• Оперативно-календарное планирование – поэтапное прописывание всех действий;
• Утверждение плана – финальное согласование, принятие к исполнению.

Планирование начинается с анализа и понимания своих возможностей, дальнейшего целеполагания и определения путей реализации

У многих возникает путаница в определении тактического и стратегического планирования, поэтому уделим им внимание

Чем различаются тактическое и стратегическое планирование?

Их различия начинаются с глобальности принятия решений. С иерархической точки зрения, стратегическое планирование – это основа всего. Стратегия подразумевает понимание направления, в котором необходимо двигаться. Чаще всего, такие решения принимаются на уровне высшего руководства. Тактика – это вспомогательный этап, на котором задействуется среднее звено компании. Основная задача тактического планирования – определение путей реализации поставленных целей.

Стратегическое мышление охватывает долгосрочную перспективу, тогда как тактическое применимо для среднесрочных или ближайших заданий. Отличаются они и степенью детализации

Стратег может смотреть на вещи глобально, тогда как тактик должен уделять внимание всем деталям задумки

Главное, придерживаться в работе именно такого направления – от масштабного к частному. Планирование рабочего времени должно исходить от глобального понимания миссии и целей. Но применимы эти принципы и в обычной жизни.

Как управлять временем – взгляд Глеба Архангельского

В России пионером ТМ по праву считается Глеб Архангельский. Нельзя назвать его новатором в сфере управления временем, но первые книги о ТМ на русском языке написал именно он. Понятные тексты со множеством примеров из практики делает его настоящим гуру грамотного управления личными ресурсами.

Рассмотрим основные принципы методики Архангельского.

Глеб Архангельский – гуру российского тайм-менеджмента

Принцип 1. Самоорганизация

Качественную и эффективную систему тайм-менеджмента каждый должен разработать для себя сам. Организация личного времени – индивидуальное мероприятие, «индпошив». Слепое заимствование приемов и методик у других не приведет к полноценному управлению ресурсами. Систему надо подстраивать под свой характер, свои потребности и род деятельности.

Принцип 2. Не поддавайтесь стереотипам

Есть множество стереотипов о планировании, организации рабочего времени и прочих важных вещах. Единственный критерий работоспособности вашей личной системы ТМ – повышение эффективности. Если методы действительно помогают вам действовать продуктивнее, значит, они работают – но только в отношении вас.

Принцип 3. Эффективное мышление

В этом моменте Архангельский перекликается с Брайаном Трейси: правильное мышление – важнейший стимул для саморазвития.

Мышление становится эффективным, когда вы занимаетесь самообразованием и хотите стать первым в том, чем занимаетесь. Конкуренция подстегивает вас и помогает оптимизировать время, находя его в достаточном количестве для самых главных вещей.

Принцип 4. Все можно усовершенствовать

Нет предела совершенству ни в мире технологий, ни в мире человеческой самоорганизации. Не останавливайтесь на достигнутом – в работе, во всех аспектах жизни всегда есть моменты, которые можно оптимизировать, улучшить или (при необходимости) убрать из своего списка.

Принцип 5. Информационная самодисциплина

Нас окружает переизбыток ненужных сведений. Современная техника сделала человека зависимым от внешней информации. Нередко люди уже не выбирают, что им читать и смотреть, а лишь пользуются навязанными извне предложениями.

Решите для себя – действительно ли вам нужно видеть напоминания из соцсетей и мессенджеров, важно ли просматривать все подряд письма в почте, нужна ли рассылка, которая приходит вам ежедневно уже в течение месяцев?

Ограничивайте источники информации – большая часть новостей, которые вы просматриваете, ни имеет к вам никакого отношения и не несет для вас никакой практической пользы. Сократите время просмотра новостей до минимума и выбирайте только то, что действительно ценно для повышения вашей эффективности.

Посмотрите выступление Глеба Архангельского на “SYNERGY INSIGHT FORUM”:

https://youtube.com/watch?v=cW-8bulBgXE

Основы тайм-менеджмента: 7 принципов управления временем

Принципы Тайм менеджмент

Любая техника базируется на ряде базовых принципов. Их соблюдением требует определённого уровня самоконтроля. Но уже через 1-2 месяца правильное и эффективное планирование времени перейдёт в разряд привычки и перестанет требовать волевых усилий.

Планируйте свои действия

Основа грамотного распределения временного ресурса – планирование

Причем неважно, на день, неделю или месяц

При составлении плана необходимо учитывать несколько нюансов:

• закладывать время на возможный форс-мажор;
• не держать пункты в уме, а писать на бумаге или печатать на компьютере;
• делить сложные и большие задания на несколько маленьких.

Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Конечная цель деятельности не должна быть обобщённой – путь к ней состоит из более мелких задач. Разбивка общего на частное делается на первичном этапе планирования. Промежуточные цели должны соответствовать следующим параметрам:

• конкретность – это повышает шансы на их достижение;
• измеримость – такой подход позволяет подобрать правильные варианты решения;
• достижимость – временной интервал, отведённый на это, может быть разным;
• актуальность – каждая промежуточная задача делает ближе конечную цель;
• ограниченность – временные рамки стимулируют на реализацию задания.

Фиксируйте ваш план действий

План действий

Фиксацию этапов плана целесообразно делать наглядной в виде таблиц или диаграмм. Удобнее, если в ней будут отражены:

• сроки;
• продолжительность каждого этапа;
• последовательность работ.

Это позволит держать на контроле весь проект или ввести в него новых сотрудников, которые сумеют в кратчайшие сроки сориентироваться с текущими делами.

Расставьте приоритеты

Определение конечной цели и разделение её на небольшие задачи – важная работа. Но для 90% людей она не столь сложна, как сохранение намеченного курса в текущей рутине. И здесь поможет чёткое разделение ежедневных задач по категориями.

Делать это можно разными способами:

1. Буквенная маркировка. Пунктам ежедневного плана присваивается буквенное обозначение, где «А» – самые важные дела. Их нужно делать первыми с самого утра, остальные по мере убывания значимости.
2. Матрица Эйзенхауэра. Она состоит из четырёх категорий: важные и срочные задачи (делаются незамедлительно здесь и сейчас), важные и не срочные (дают самую высокую результативность), срочные и не важные (делегируются окружающим по мере возможности), не важные и не очень срочные (убираются из списка).

Последний вариант маркировки очень распространён. При правильном распределении временного ресурса человек будет всегда находиться во второй категории, что позволит ему успешно и планомерно продвигаться к своим целям.

Сосредоточьтесь на главном

От основной цели ежедневно отвлекают многочисленные дела, заботы и развлечения, которые в конечном итоге «съедают» до 80% свободного времени. А ведь его можно было бы потратить с пользой!

Поэтому нужно научиться двум важным вещам:

• делегировать – всё, что отвлекает и может быть перенаправлено для выполнения другими, должно быть делегировано;
• говорить «нет» – незапланированным перерывам, пустой болтовне, изучению соцсетей и просмотру телевизора.

Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Каждый человек движется к цели своим темпом. На скорость продвижения влияют личностные особенности, обстоятельства жизни, социальный статус и другие факторы

Поэтому важно периодически делать анализ пройденного пути по ряду пунктов:

• степень углубления в промежуточные задачи;
• периоды наибольшей результативности;
• ситуации, приведшие к потере ресурсов;
• соблюдение правил.

Полученная информация даст возможность оптимизировать действия и создать свои индивидуальные правила для успешного выполнения задач.

https://www.youtube.com/watch?v=SSWmGp0Fkh0 Создавайте свои правила

Планируйте отдых

В погоне за успехом и достижением поставленных целей категорически запрещено забывать об отдыхе. Обычно кажется, что исключение из своей жизни выходных, отпусков и общения с близкими носит временный характер и не принесёт большого вреда. Но это приводит к постепенному снижению психофизиологических возможностей. И человек уже не может эффективно трудиться.